Un gran nombre d’usuaris d’Excel utilitzen aquesta gran eina per, a més de realitzar càlculs, analitzar dades, aquestes enormes llistes de milers de files i, de vegades, desenes de columnes. En els cursos que imparteixo per a moltes empreses he tingut l’oportunitat de comprovar que la immensa majoria d’usuaris analitzen i gestionen aquestes dades a partir del que podríem cridar una llista de dades o, la qual cosa molts usuaris diuen equivocadament, una taula de dades, quan en realitat no ho és. En aquest article em proposo explicar les diferències entre una llista i una taula, que són moltíssimes i importants. La forma de treballar amb una llista i amb una taula és molt, molt diferent, amb un sens fi d’avantatges a favor del treball amb les taules.

Com ja he dit, en aquest article pretenc mostrar les principals diferències, no totes, entre treballar amb llistes de dades o taules de dades.

Treballant amb una llista

Per poder mostrar d’una manera molt visual les meves explicacions, em vaig a basar en un exemple molt simple. La imatge que hi ha a continuació mostra una petita llista de dades, correctament estructurada. Entenem per una llista correctament estructurada aquell conjunt de dades, disposat en files i columnes, en els quals s’ha definit una primera fila de “encapçalat”, en els quals en cada fila hi ha les dades corresponents a un “registre”, en l’exemple, les dades d’una persona, i en cada columna es mostra un dels “camps” del registre: nom, edat, … amb el mateix tipus de dada en tota la columna (pot ser de data, de text, un valor, una fórmula). Addicionalment, aquesta llista està “aïllada” de qualsevol altra dada, és a dir, té almenys una fila en blanc per la part superior i inferior, i una columna en blanc per l’esquerra i per la dreta, que la separen de qualsevol altra dada que pugui haver-hi en la fulla; convé que sigui així. Un últim punt a tenir en compte perquè la llista estigui correctament estrucutrada: es considera que, si en una columna hi ha una fórmula, la mateixa fórmula ha d’estar en tota la columna, no hauria d’haver-hi mai fórmules diferents en una mateixa columna; tampoc, en una mateixa columna, hauria d’haver-hi cel·les amb dades i cel·les amb fórmules.

La llista, amb algunes dades d’unes persones:

En aquesta llista s’han introduït un parell de característiques, que usaré per fer la comparació en utilitzar una taula: les edats estan en negreta i cursiva, i la columna estat conté una fórmula que determina si l’Edat és menor a 18, i a més té aplicat un format condicional que ressalta automàticament l’estat “Menor”.

A partir d’aquesta llista he realitzat alguns càlculs, uns gràfics, i una taula dinàmica, que es mostren en la següent imatge:

Anem a suposar que hem d’afegir una fila més en la següent fila de la llista de dades (una fila o diverses). Anem a fer-ho i anem analitzar tot el que ha ocorregut amb tots els càlculs, gràfics, … que depenen de les dades de la llista:

Analitzem quin ha passat:

Format de la nova fila: no s’han aplicat els mateixos formats que ja havia aplicats a les altres files de la llista (tret que estiguessin definits els formats abans.
Format condicional de la columna “Estat”: no s’ha aplicat a la nova fila.
Resultats: no s’ha actualitzat cap dels resultats.
Gràfics: no s’ha actualitzat cap gràfic.
Taula dinàmica: encara que l’he seleccionat i he usat el comando Actualitzar, la taula dinàmica no ha canviat.

Per tant, això significa que, per tenir-ho tot correcte, haurem de dedicar una estona a fer les modificacions corresponents per aplicar formats a la nova fila de la llista, al format condicional, adequar fórmules i gràfics, a també redefinir el rang d’origen de la taula dinàmica. En aquest cas, com tots els resultats estan en una mateixa “pantalla”, ha estat fàcil adonar-nos que, en introduir la nova fila, cap resultat ha canviat. Però si els diferents càlculs, gràfics, taules dinàmiques haguessin estat repartits entre diferents fulles del llibre, el treball hagués estat més lent, i és més que probable que se’ns oblidés actualitzar algun de canvis, amb el que estaríem cometent un greu error. Quantes vegades un usuari d’Excel, després d’haver afegit dades a una llista, s’ha oblidat d’actualitzar i modificar algun dels elements usats en aquest exemple, i s’ha basat en resultats falsos per treure conclusions, o els ha enviat a terceres persones?

Treballant amb una taula

A continuació, plantejo el mateix exemple, però amb una única diferència: la llista l’he convertit en taula, a la qual li he donat el nom “Nombres”. Aparentment la imatge és idèntica:

Només un petitíssim detall ens indica que les dades no són una llista, sinó una taula: un petit “angle” que es mostra al final de la taula, en la cel·la I6. És la marca de finalització de taula, ens indica que aquesta és, actualment, l’última fila/columna de la taula.

Com en el cas de la llista, procedeixo a introduir les dades de la mateixa persona, exactament igual que ho he fet en el cas de la llista, introduint, sense més, cada dada en cada cel·la de la fila 7. Com en la llista, l’única cosa addicional que he fet després d’introduir les dades, ha estat usar el comando Actualitzar de la taula dinàmica.

Analitzem el resultat:

Format de la nova fila: tots els formats definits en la taula, per a cada columna, s’han transferit a la nova fila. Què còmode!
Format condicional de la columna “Estat”: sí s’ha aplicat a la nova fila. Per tant, automàticament s’ha configurat el rang      d’aplicació del format condicional, sense haver de fer nosaltres gens!
Resultats: tots els resultats, amb tota seguretat s’ha actualitzat! Que tranquil·litat no haver d’estar pensant què resultats depenen de la llista, i recordar on estan!
Gràfics: tots dos gràfics també s’han actualitzat, sense haver de fer absolutament gens, una meravella!
Taula dinàmica: com he dit, he usat el comando Actualitzar, però res més, no ha estat necessari redefinir cap origen de dades perquè els resultats s’actualitzessin; segur que molts de vostès estan pensant Si ho hagués sabut abans, quant i treball i errors m’hagués estalviat!

Arribat a aquest punt, algú podria pensar que el procés de definició d’una taula a partir d’una llista pot ser complicat o pesat. Gens més lluny de la realitat, només és necessari situar la cel·la activa dins de la llista, en qualsevol cel·la, i accedir a Inserir/Taula. Un quadre de diàleg ens mostra el rang de la llista, que generalment serà correcte, i ens pregunta confirmació en referència a si la llista té encapçalat.

La taula que he utilitzat en l’exemple es visualitza exactament igual que la llista, quant al format/estilo. En realitat, en crear una taula, Excel aplica per defecte un estil de taula que sol tenir un aspecte com el següent, amb “files amb bandes”. Però que es mostrin o no aquestes files amb bandes, així com unes moltes opcions de disseny, es poden controlar des de la pestanya contextual que s’activa en tenir la cel·la activa, valgui la redundància, dins de la taula.

A la vista d’aquesta última imatge és possible que alguns de vostès diguin que ja havien vist “llestes” com aquesta, però potser no eren conscients que es tractava d’una taula, amb tots els avantatges que això comporta (de moment, només saben algunes, però hi ha més).

Conclusions

En aquest article només he volgut mostrar algunes dels grans avantatges que aporta treballar amb taules en lloc de treballar amb llistes de dades. Però hi ha moltes més, com els avantatges de edició de les dades d’una taula, el treball amb les referències estructurades en lloc d’amb referències tipus C2:C7. En un article posterior em centraré en elles.

Per poc que les llistes de dades ho permetin, és molt aconsellable transformar-les a taules, ja s’han vist els seus avantatges. A més, hem de tenir present que tot el potent entorn “Power”para Data Analysis que Microsoft està desenvolupant en els últims anys (Power Pivot, Power Query, Power BI, …) es basa en el treball amb taules. I les famoses fórmules DAX que s’usen en l’aplicacions “Power” segueixen la mateixa filosofia que les referències estructurades de les taules d’Excel.

Joan Marimon

Lead Expert de l’àrea de Data Analysis de Bit